7 astuces pour votre comptabilité 2016

7 astuces pour votre comptabilité 2016

Synonyme de déclaration 2035 à transmettre à votre AGA, le mois de mars arrive à grands pas ! Suivez nos 7 astuces pour gagner du temps sur votre comptabilité 2016 et éviter les ornières !

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Le robot comptable des professions libérales

1. Cadrez votre rapprochement bancaire

Votre premier objectif est d’avoir une comptabilité en phase avec vos relevés bancaires. Vous pouvez certes saisir et pointer une par une les lignes sur le relevé bancaire. Mais la moindre erreur de saisie peut coûter énormément de temps pour retrouver un simple écart de quelques euros.

La grande majorité des logiciels de comptabilité propose pourtant d’importer directement vos relevés bancaires dans des formats bizarres variés : QFX, QIF, OFX, QBO, CSV, OFC… Renseignez vous pour savoir si votre banque peut vous fournir l’un des formats compatibles avec votre logiciel de comptabilité : quel gain de temps !

Dans le cas où vous utilisez Georges, la synchronisation bancaire est quotidienne et automatique. Pour compléter l’historique bancaire si besoin, un convertisseur de relevés PDF permet de plus d’extraire les données comptables et de remonter jusqu’au 1er janvier 2016 automatiquement.

2. Classez vos transactions bancaires

Seules quelques transactions complexes à classer vont souvent vous faire perdre bien plus de temps que l’ensemble des autres lignes à saisir. Pour vous permettre de savoir rapidement comment classer une dépense, voici un site très pratique pour déterminer dans quelle ligne de la 2035 classer une transaction.

Pour les questions comptables les plus pointues, votre AGA met à disposition des personnes compétentes pour répondre à vos questions. Pensez à vous appuyer sur leurs services.

Si vous utilisez Georges, un premier niveau automatique aura classé environ 90% des transactions. Vous pouvez vous appuyer sur les suggestions automatiques pour accélérer le traitement des transactions récurrentes.

3. Optez pour le barème kilométrique

Barème kilométrique ou déduction aux frais réels, la déduction des frais de véhicule est toujours source d’hésitations et de temps perdu. Dans l’immense majorité des cas, le barème d’indemnité kilométrique est plus intéressant pour vous. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article sur le choix entre indemnités kilométriques ou frais réels.

Attention, en optant pour le barème kilométrique, vous ne pouvez pas déduire d’autres frais ni d’amortissement de véhicule. Seuls les péages et les parkings restent déductibles au delà du barème.

4. Triez vos documents avant de débuter

Rien n’est plus chronophage que de chercher les documents lorsque vous en avez besoin pour votre comptabilité. En rangeant précieusement tous vos relevés et courriers, vous aurez tout sous la main au bon moment.

Voici une liste indicative des pièces pour faire votre comptabilité 2016 :

  • Relevés bancaires de votre compte à usage professionnel
  • Votre talon de chéquier et la copie de vos remises de chèques
  • Le relevé URSSAF prévisionnel de 2016 reçu en début d’année 2016, mais aussi la régularisation de 2015 reçu mi-2016
  • Les relevés de cotisations facultatives Madelin si vous avez souscrit ce type de contrat pour votre prévoyance, votre retraite complémentaire ou votre chômage
  • Votre échéancier d’emprunt si vous en avez souscrit
  • Votre déclaration 2036 de SCM si vous êtes associé en SCM

5. Ventilez les cotisations Urssaf

Pour ventiler vos versements de l’année, munissez-vous de deux documents Urssaf :

  • L’échéancier prévisionnel intitulé Cotisations 2016 reçu en début d’année.
  • La régularisation de 2015 intitulée Notification de régularisation de vos cotisations 2015 reçue à l’automne 2016.

Il suffit d’additionner les montants des deux documents catégorie par catégorie pour ventiler le total de vos versements URSSAF de l’année.

Catégorie Prév. 2016 + Régul. 2015 = Total 2016
Allocations 3238 € + 460 € = 3698 €
CFP 95 € + 0 € = 95 €
CURPS 62 € + 0 € = 62 €
CSG/CRDS 5767 € + 801 € = 6568 €

6. Calculez les amortissements d’immobilisations

De nombreux logiciels de comptabilité vous proposent une automatisation du calcul des amortissements de vos immobilisations. Il suffit alors de saisir les caractéristiques de l’immobilisation et tous les calculs d’amortissements sont générés automatiquement.

Pour des questions plus précises sur le fonctionnement des amortissements, voici un article qui fait le point sur les immobilisations et les durées d’amortissements : https://blog.georges.tech/comprendre-immobilisation-comptable/

Les durées d’amortissements sont toujours indicatives donc vous pouvez constater des variations d’une recommandation à l’autre. Privilégiez toujours l’amortissement linéaire qui vous évitera des calculs complexes avec un faible intérêt à la clé.

7. Calculez le plafond de déduction Madelin

Si vous avez souscrit à des cotisations complémentaires facultatives et déductibles dits contrats Madelin, ces cotisations sont déductibles fiscalement sous réserve de respecter certaines plafonds qui dépendent de votre bénéfice. Voici un outil pour vous aider à calculer la part non déductible de vos cotisations : http://www.loimadelin.com/calcul-disponible-fiscal-madelin/ .

Le calcul de votre plafond déductible Madelin peut là encore être automatisé dans les bons logiciels de comptabilité libérale.

Restez calme et demandez un coup de main

Bien souvent, vous risquez de perdre des heures sur un problème que d’autres ont déjà rencontré avant vous. Posez vos questions sur Compta pour les professions libérales avant de perdre trop de temps sur une question pointue. L’entraide reste la meilleure solution pour gagner du temps sur sa comptabilité !

Côme Fouques

CEO de Georges, Le robot comptable des professions libérales.

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