Comment faire passer son loyer en charge ?

Comment faire passer son loyer en charge ?

On a tous un jour entendu parlé d’un praticien qui aurait réussi à réduire ses impôts uniquement par des astuces comptables. Cet article fait partie d’une série visant à faire le point entre les mythes, les promesses des comptables et ce que vous pouvez effectivement optimiser dans votre déclaration 2035 de manière 100% légale.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Le robot comptable des professions libérales

Faire passer une partie du loyer de son domicile en charge est l’une des astuces les plus connues et en même temps les plus débattues. En fait, les règles à respecter et les conditions à remplir sont multiples mais si vous suivez le guide, c’est tout-à-fait autorisé par la doctrine administrative.

Cet article traite spécifiquement le cas des professionnels en libéral, c’est à dire avec une déclaration 2035 dit régime de la déclaration contrôlée des BNC : kinésithérapeute, infirmier, ostéopathe, architecte, avocat. Il exclut donc les entrepreneurs en société SARL, SAS, EURL, etc. ainsi que les BIC.

Les conditions à remplir pour passer son loyer en charge

La première condition à remplir est de justifier l’exercice d’une partie de votre activité à votre domicile. Soit parce que votre domicile est effectivement votre unique bureau, par exemple en tant qu’architecte ou consultant indépendant. Soit parce qu’au-delà de votre exercice en cabinet, vous travaillez effectivement sur des tâches de veille, de recherche ou de gestion comme par exemple votre comptabilité depuis chez vous (Source 1).

Il faut également que l’adresse de votre domicile soit bien l’adresse du siège social de votre activité. C’est normalement le cas si votre domicile est votre unique lieu de travail, ou bien si vous travaillez en collaboration dans un cabinet mais que vous avez bien donner l’adresse de votre domicile lors de l’immatriculation votre entreprise individuelle. Vous pouvez facilement vérifier l’adresse de votre siège social en utilisant le site www.societe.com par exemple. (Source 1)

De plus, il est recommandé de pouvoir délimiter précisément une pièce déclarée dédiée à votre activité professionnelle même si aucune règle écrite n’existe, c’est l’usage. En effet, le nombre de mètres carrés de cette pièce servira de base au calcul.

Enfin et surtout, vous devez être locataire et non propriétaire (Source 2) de votre domicile.

Si vous réunissez bien les conditions ci-dessus, passons à la justification et au calcul !

La justification du calcul de la proportion du loyer à déduire

La doctrine fiscale veut que la règle de calcul soit claire sur la proportion du loyer affectée à votre activité professionnelle, pour la justifier en cas de contrôle. L’usage recommandé est de diviser la surface d’une pièce dédiée à votre activité par la surface totale de votre habitation. L’usage recommande également de ne pas dépasser 30%. Cette même proportion peut également être étendue à l’éléctricité, Internet ou le téléphone.

De plus, il est vraiment recommandé que la charge se matérialise par un “mouvement financier effectif”, donc que vous mettiez en place un virement automatique mensuel de votre compte professionnel vers votre compte personnel avec un libellé explicite (Source 3).

Enfin, il est également préférable de documenter par écrit le raisonnement et le calcul effectué pour justifier en cas de contrôle, par exemple sur papier libre daté et signé en joignant une quittance de loyer et les factures des abonnements comme Internet.

Exemple de calcul et de mise en oeuvre

Pierre est kinésithérapeute et fait un chiffre d’affaires de 70 000 euros en collaboration dans un cabinet. Il fait sa comptabilité lui-même. Il est locataire d’un appartement de 50 m2 et paye un loyer de 1000 euros par mois. Son appartement T3 comporte une chambre, un salon et un bureau de 10 m2. C’est bien le siège de son entreprise car c’est l’adresse qu’il a renseigné en s’immatriculant à l’URSSAF.

Pierre décrit sur papier libre son travail dans ce bureau qui lui sert pour sa “veille sur les pratiques de la profession, ses recherches et la gestion de son entreprise notamment la comptabilité”. Il détaille le calcul, plan à l’appui.

10 m2 rapportés aux 50 m2 au total, soit 20% de son loyer dédié à son usage professionnel. Pierre met en place un virement automatique mensuel de 1000 x 20% = 200 euros charges comprises depuis son compte professionnel. Il ajoute également ses factures de téléphone et d’internet, soit un second virement mensuel automatique de 20% * 60€ = 12€. Il le libelle “quote-part télécom”. Enfin, il ajoute un dernier virement mensuel automatique de 20% * 40€ = 8€. Cette fois avec pour libellé “quote-part électricité”. Chaque mois, 220 euros sont donc virés de son compte professionnel vers son compte personnel.

Enfin il indiquera également en commentaire libre de sa déclaration 2035 qu’il a un bureau de 10 mètres carrés. Il précise qu’il représente 20% de son habitation et qu’il est dédié à son activité professionnelle. Cette justification est importante par souci de transparence.

L’implémentation dans sa comptabilité

En comptabilité, vous affectez chaque virement au bon compte comptable, comme n’importe quelle charge. Si vous êtes utilisateur de Georges, votre robot comptable génère toutes les écritures automatiquement. Vous n’ayez rien à faire de particulier à condition de bien mettre un libellé explicite. Il suffit par exemple d’y mentionner la catégorie : télécom, loyer, électricité.

Si on fait le bilan, Pierre a réintégré une charge mensuelle de 220 euros. Il diminue ainsi son bénéfice comptable de 2640 euros par an. D’après son estimation, il économise environ 50% de charges sociales et d’impôts. Il aurait donc payé en temps normal 1320 euros par an. Toutefois, il constate qu’en ajoutant bien ces 10 m2 de bureau à sa déclaration de CFE, le montant de CFE augmente légèrement dans sa situation. Cette augmentation compense un petit peu l’économie d’impôts. C’est variable selon les communes et selon que le seuil du plancher forfaitaire est dépassé ou non.

Conclusion : soyez précis, honnêtes et justifiez tout

Attention à bien vérifier que vous remplissez toutes les conditions énoncées en début d’article. Le plus important est surtout de bien montrer que votre bureau est effectivement un lieu de travail. Sinon votre comptabilité serait malhonnête. Enfin, gardez une trace écrite de votre raisonnement. Conserver les quittances de loyer et les factures servant d’appui au calcul, en cas de contrôle.

Si vous travaillez majoritairement depuis votre domicile, c’est un avantage non négligeable du statut libéral. A contrario, vous ne pourriez pas bénéficier si vous optez pour la création d’une société comme une SARL. Cela peut-être un arbitrage à faire en tant que consultant indépendant par exemple.

Et vous, vous connaissez quelqu’un qui a déjà déclaré une partie de son loyer en charge ?

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Source 1 : “[Ne sont pas exclus des charges déductibles] … les résidences servant d’adresse ou de siège de l’entreprise …”, Article 39 du code général des impôts

Source 2 : Pour être complet, il existe en réalité une jurisprudence pour les propriétaires. Mais cela génère des impôts sur le revenu additionnels. Donc cela réduit fortement l’intérêt de la méthode, donc nous l’excluons dans cet article, section 280 du bofip.

Source 3 : Voir par exemple “l’administration soutient devant le Conseil d’Etat que Mme A ne justifie pas avoir procédé au cours des années en cause à des versements effectifs représentatifs d’une indemnité d’occupation.”, CE 300302 de 2008

Côme Fouques

CEO de Georges, Le robot comptable des professions libérales.

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15 commentaires

  1. Bonjour,
    Je suis actuellement artisan en entreprise individuelle et je loue un appartement disposant de deux garages. Je m’en sers pour entreposer tout mon matériel et véhicules professionnels.
    Est-il possible de passer dans mes charges ces garages (même s’ils figurent sur un seul et même bail, celui de mon appartement)?

    1. Bonjour, si l’adresse de domiciliation de votre entreprise est la même que celle de votre appartement, alors vous pouvez faire passer en charge ces garages au prorata de votre utilisation professionnelle. En revanche si votre entreprise est domiciliée dans d’autres locaux, vous ne pourrez pas déduire ces charges. Cette situation est tolérée par l’administration fiscale sur du court terme : si vous souhaitez garder ces garages à usage professionnel plusieurs années et faire passer leurs loyers en charge, il est conseillé de les faire passer dans votre patrimoine professionnel.

    1. Bonjour, le papier libre évoqué dans cet article sert à justifier votre calcul des parts personnelles et professionnelles de votre loyer. Il ne remplace donc pas un contrat de location. De manière plus générale, votre bailleur peut rédiger votre contrat de location sur papier libre, en deux exemplaires. Pour en savoir plus, je vous conseille le site du Service Public : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F920.

  2. Bonjour, qu’en est il si on est propriétaire de son logement?
    Je suis sur le point d’acquerir un logement avec mon conjoint, une pièce de ce logement sera consacrée à mon activité de psychologue (recevoir des patients, compte rendus, comptabilité, préparation de formation etc…) et à la vie familiale (bureau) le reste du temps. Puis-je me verser un loyer? Comment calculer cette somme?
    Merci

    1. Bonjour Aurelia,
      Officiellement, l’article 93 du Code général des impôts n’autorise pas les déductions de loyer si le professionnel est propriétaire des locaux. Dans les faits, l’administration fiscale permet aux BNC de faire passer un loyer, mais il faut apporter la preuve du virement de votre compte pro à votre compte perso en cas de contrôle. Pour fixer le prix, vous devez mesurer la taille de la pièce utilisée et la multiplier par le prix de location au mètre carré de votre quartier. Pour être totalement transparente, vous pouvez déduire les jours où cette pièce n’est pas utilisée pour votre activité pro.

  3. Bonjour,
    Je suis professionnel de santé, en collaboration, mon siège social est actuellement à l’adresse de mon cabinet et je souhaitais savoir s’il était possible de modifier l’adresse du siège social. Si oui, quelles sont les démarches ?
    Merci

  4. Bonjour,

    Si on est propriétaire il faut faire attention à créditer le montant en foncier pour l’IR. Il est soumis à la CSG du coup. Ca peut être intéressant pour tomber d’un cran pour la retraite complémentaire (CIPAV par exemple).

  5. Bonjour,

    Je suis propriétaire et je souhaiterais savoir quels sont les moyens de faire prendre en charge une partie des frais de mon domicile ayant une EI?

    Cdt

    1. Bonjour Emmanuel,
      Si votre EI est domiciliée à votre domicile, vous pouvez faire passez en charge certains frais de votre habitation, comme l’électricité, internet, le téléphone, etc… Attention, il s’agit de frais mixtes, qui servent à la fois à votre activité professionnelle et à votre vie personnelle. Vous devez donc calculer la part déductible au prorata de votre utilisation professionnelle. Généralement, on utilise la surface au sol de la pièce qui sert à votre activité pro. S’il elle équivaut à 10% de votre logement, vous pourrez déduire 10% de vos frais mixtes.

  6. Bonjour,

    Je suis artiste-photographe en EI dans un studio de 30m², mon loyer est de 380€ avec 120€ de charges mais j’ai 300€ d’APL et de remise loyer solidarité.
    Quand j’en ai besoin je peux transformer mon salon/chambre/bureau en studio photo cependant n’ayant pas le droit d’accueillir de la clientèle en HLM je ne m’en sers que pour les collaborations pour alimenter mes books, sites et réseaux sociaux professionnels, est-ce à considérer comme une utilisation « déductible » ?
    Partir sur 30% de remboursement vous paraît-il raisonnable ?
    Dois-je calculer 30% des 500€ de Loyer ou 30% des 190€ restant à payer une fois les aides retirées ?
    Dans le second cas puis-je monter à 40% ?
    Concrètement je passe ma vie à travailler gratuitement ce qui fait que je suis au RSA mais que je n’ai pas grand chose d’autre que du matériel de travail chez moi, on peut considérer que je dors dans mon bureau…

    Merci

    1. Bonjour Gaëlle,
      Comme une partie de votre travail s’effectue chez vous, vous pouvez en effet déduire une partie de votre loyer (sans compter les aides sociales personnelles que vous touchez) et de vos frais mixtes (téléphone, internet, électricité, etc…). Pour la part déductible, je vous conseille de faire un calcul écrit qui prouve votre utilisation moyenne. Par exemple, sur un mois de 31 jours, si vous utilisez votre logement 10 jours professionnellement, cela fait environ 30% d’utilisation pro.

  7. Bonjour,
    Nous sommes deux associés dans une SAS, par ailleurs pacsés et résidant en location dans une même résidence qui nous sert également de même lieu de travail. Je me demande donc si nous pouvons appliquer, chacun, le calcul que vous avez mentionné dans l’article ? Si on reprend votre exemple, c’est comme si Pierre et Marie étaient un couple tous deux kinésithérapeutes et exerçant au même domicile. Cela signifie t il qu’ils peuvent chacun se verser 220€ au nom de l’usage de la même surface professionnelle ?

    1. Bonjour Laurent,
      Dans les faits cela est possible, je vous conseille cependant de demander à votre AGA si une double déduction est possible, pour vous couvrir en cas de contrôle. Attention également, cet article est à destination des professionnels en EI, soumis à l’impôt sur le revenu, ce qui n’est pas le cas de toutes les SAS.

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