Dépenses professionnelles payées avec votre argent personnel

Dépenses professionnelles payées avec votre argent personnel

En tant qu’entrepreneur individuel en libéral, la logique veut que l’on utilise un compte courant dédié à son activité professionnelle. Il arrive pourtant que certaines dépenses professionnelles ne passent pas par ce compte dédié. Par exemple, c’est le cas lors d’un paiement en espèces ou avec une carte bleue personnelle.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Le robot comptable des professions libérales

En cas de contrôle, comment s’assurer d’être dans les règles pour bien déduire ces dépenses professionnelles ?

Le principe qui s’applique et qui doit vous guider en comptabilité libérale recettes dépenses, c’est que la dépense professionnelle doit être justifiée et servir effectivement l’activité professionnelle de l’entrepreneur individuel.

Étudions d’abord le cas des dépenses mixtes depuis votre compte personnel. Ce sont des dépenses à la fois professionnelle et personnelle comme un forfait téléphone à double usage payé sur votre compte personnel. Il est recommandé de faire prélever ces dépenses depuis votre compte professionnel puis de retirer la quote-part de l’abonnement correspondant à votre usage personnel dans la catégorie Dépense personnelle. Cela assure une meilleur traçabilité au niveau de la comptabilité et évite de multiplier les saisies manuelles au-delà du relevé bancaire qui peut être synchronisé.

>> Voir notre article sur la déduction d’une partie de son loyer personnel.

Pour vous faciliter le traitement comptable, l’idéal est même d’éviter un virement qui regrouperait plusieurs dépenses. En particulier si ces dépenses sont de natures différentes. Privilégier un virement par dépense, quitte à multiplier les virements, vous assure une traçabilité optimale et une comptabilité simple à tenir.

Sachez notamment qu’avec un libellé de virement suffisamment explicite, notre logiciel de comptabilité libérale automatisée Georges génèrera les écritures correspondantes automatiquement !

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Justifier les dépenses professionnelles

Comme toute dépense professionnelle et en particulier pour ces dépenses qui vont attirer l’œil en cas de contrôle, vous devez conserver une facture ou un justificatif équivalent prouvant la réalité de la dépense.

De même, la dépense doit correspondre à un véritable usage professionnel en détaillant votre méthode d’affectation de la part professionnelle en cas de dépense mixte.

Avec un justificatif et une règle claire pour la détermination de l’usage professionnel, vous sécurisez la bonne déduction de votre dépense en cas de contrôle.

En résumé, un virement pour un usage légitime et justifié

L’idéal reste évidemment à régler toutes vos dépenses professionnelles depuis votre compte à usage professionnel. Essayez de disposer d’une carte bleue pour ce compte. Réglez vos dépenses par carte ou par virement pour optimiser la traçabilité de la comptabilité.

Maintenant, lorsqu’une dépense professionnelle est malgré tout payée avec votre argent personnel, vous l’ajoutez rapidement à votre comptabilité pour ne pas l’oublier. Assurez vous de bien avoir une pièce justificative numérotée et de lever les ambiguïtés éventuelles sur l’usage professionnel de votre dépense.

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Côme Fouques

CEO de Georges, Le robot comptable des professions libérales.

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One commentaire

  1. Bonjour,

    Merci pour cet article. Dans quel délai après la date de dépense réelle (effectuée avec le compte perso) peut-on effectuer un virement du compte pro vers le compte perso et le faire figurer en comptabilité ?
    Y’a t-il un délai maximum ? La tenue de tableaux de rapprochements bancaires peut-elle servir à la justification de ces écarts ?

    Merci de votre réponse,

    Cordialement,

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