Tout savoir sur le fichier des écritures comptables

Tout savoir sur le fichier des écritures comptables

Qu’est-ce que ce fichier d’écritures comptables FEC ? Comment obtenir facilement son FEC ? En cas de contrôle fiscal, quel sont les obligations et les sanctions éventuelles associées au FEC ? Dans cet article, nous passons en revue tous les aspects de ce fameux Fichier des Écritures Comptables FEC.

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Le robot comptable des professions libérales

La genèse : un outil standardisé pour faciliter le contrôle fiscal

Depuis le 1er janvier 2014, l’ensemble des personnes qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent pouvoir produire un FEC en cas de contrôle fiscal, un fichier des écritures comptables. L’objectif de l’administration fiscale est d’harmoniser un fichier standard à partir duquel le contrôleur fiscal peut facilement effectuer ses traitements automatisés. L’administration pourra ainsi multiplier des contrôles rapides et efficaces.

Cette obligation concerne donc en particulier les indépendants qui tiennent leur comptabilité en autonomie sans l’appui d’un comptable. Pour ces professionnels autonomes, leur logiciel de comptabilité doit impérativement pouvoir produire un fichier normé FEC suivant les spécifications de l’administration fiscale. En cas de contrôle sur une comptabilité informatisée, l’absence de FEC est sanctionnée d’une amende de 5000€ !

Obtenir son fichier d’écriture comptable en pratique

Reformuler en langage courant, cela signifie donc tout d’abord qu’il est interdit d’utiliser un logiciel qui n’est pas prévu spécifiquement pour tenir la comptabilité en France. Il faut donc absolument exclure Excel ainsi que des solutions de comptabilité anglo-saxonne qui ne fourniraient pas le FEC.

Comme l’obligation de FEC s’impose uniquement aux comptabilités informatisées, il reste la possibilité du papier. En effet, certains préfèrent passer beaucoup de temps pour conserver une comptabilité sur papier. Il existe même une astuce courante qui consiste à tenir sa comptabilité sur Excel puis à la recopier sur papier en fin d’année. Au final, cela ne permet pas d’être parfaitement en règle, notamment en cas de contrôle en cours d’exercice. Mais surtout, quel temps perdu ! En réalité, tous les logiciels de comptabilité français se sont adaptés et proposent désormais un Fichier d’Écritures Comptables aux normes pour un coût modique.

L’obligation du FEC s’applique aussi bien pour les indépendants au régime micro-BNC qu’à ceux au régime de la déclaration contrôlée 2035. En micro-BNC, le FEC conforme ne contiendra uniquement que le récapitulatif des recettes en cohérence avec son imposition sur la base de son seul chiffre d’affaires.

Pour en savoir plus, lire également notre article sur le régime micro-BNC la première année d’exercice.

Sanctions et obligations du FEC en cas de contrôle fiscal

Dès le début des opérations de contrôle, il faut remettre à l’administration une copie des Fichiers des Écritures Comptables (FEC) sous forme dématérialisée. Dans tous les cas, cette information est indiquée lors du premier avis de vérification. Le vérificateur va s’assurer que les documents comptables sont en adéquation avec les déclarations fiscales faites au préalables.

Si vous ne présentez pas votre fichier des écritures comptables, vous devrez payer 5 000 € d’amende. L’amende s’appliquera également si votre FEC n’est pas conforme aux normes. En pratique, l’administration vous laissera un délai pour résorber la situation. Lorsqu’une rectification est apportée et dépasse 5 000 €, l’amende passe à une majoration de 10% des droits mis à la charge de l’entrepreneur individuel.

Par ailleurs si on ne respecte pas l’obligation de présentation de sa comptabilité informatisée, parce qu’on refuse ou en raison d’une incapacité de remettre la copie du FEC, ceci peut être vu comme un motif “d’opposition fiscale”. Ce motif permet à l’administration fiscale de faire une évaluation d’office des bases d’impositions et d’appliquer une majoration de 100% des droits rappelés. Par conséquent, les amendes peuvent être très lourdes et cumulatives.

Pour vérifier la conformité de votre fichier FEC, vous pouvez utiliser gratuitement l’outil de la DGFIP Test Compta Demat. Il est disponible uniquement sur Windows.

Concrètement à quoi ressemble un FEC ?

Ce fameux fichier porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables qui correspondent aux années fiscales visées dans l’avis de vérification. Ce sont des lignes comptables débit/crédit avec quinze à vingt informations associées comme la date de saisie ou la date de validation.

Voici une liste non exhaustive des informations qui apparaissent dans le fichier des écritures comptables. Certains sont facultatives selon le régime fiscal, d’autres sont obligatoires :

Code journal de l’écriture comptable. Libellé journal de l’écriture comptable. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable. Date de comptabilisation de l’écriture comptable. Numéro de compte. Libellé de compte. Référence de la pièce justificative. Date de la pièce justificative. Libellé de l’écriture comptable. Montant au débit. Montant au crédit. Lettrage de l’écriture comptable. Date de lettrage. Date de validation de l’écriture comptable. Montant en devise. Identifiant de la devise.

L’administration autorise deux variantes techniques pour le format du fichier. Soit c’est un format XML respectant un schéma prédéfini. Soit un fichier texte avec des caractères spécifiques pour délimiter les colonnes et un format précis pour les dates. Dans ce dernier cas, le fichier n’a pas d’extension .txt ou .csv. Toutefois, il reste tout de même possible d’ajouter l’extension .txt au nom du fichier. Vous pourrez ainsi ouvrir votre fichier FEC avec un tableur comme Excel ou Google Sheet. Vous pourrez du coup en contrôler le contenu.

Comment obtenir facilement son FEC ?

Pour constituer ce fichier, il est indispensable que le logiciel respecte bien rigoureusement les normes imposées. Notre logiciel Georges se charge de vous fournir le fichier FEC dans les normes. Vous pouvez par ailleurs télécharger une attestation de conformité sur votre compte Georges. Elle vous permet de justifier que vous tenez une comptabilité en conformité avec les obligations du FEC.

télécharger le fec sur georges

Si vous tenez la comptabilité sur Excel, il est très facile de transposer les informations sur Georges pour obtenir le FEC associé. N’hésitez pas à entrer en contact avec nous sur le tchat à ce sujet.

Côme Fouques

CEO de Georges, Le robot comptable des professions libérales.

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4 commentaires

  1. Bonjour,
    J’ai une compta sur CIEL 2000 exportable en TXT. Est-il possible de la convertir en FEC ? Cela a-t-il un coût ?

    1. Bonjour Danielle,
      Vous êtes sur le blog du logiciel Georges, le robot comptable. Nous ne savons pas comment fonctionne votre logiciel, je vous conseille de voir directement avec leur service client ou bien avec votre AGA. Sinon, nous réalisons le FEC chez Georges, et vous pouvez encore faire votre compta 2018 en un temps record ! 😉

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