Indemnités kilométriques ou frais réels : enfin une réponse claire !

Indemnités kilométriques ou frais réels : enfin une réponse claire !

De nombreux articles détaillent les subtilités de calculs des frais liés aux véhicules lorsqu’on exerce en libéral. Mais difficile de répondre à la toute première des questions que l’on se pose :

  • Faut-il choisir plutôt le barème des indemnités kilométriques ?
  • Ou bien plutôt la déduction des frais au réel, facture par facture ?

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Le robot comptable des professions libérales

On vous dira « Ça dépend de votre situation, faites vos calculs… ».
Eh bien Georges a décidé de prendre le taureau par les cornes et de se mouiller avec une réponse claire plutôt que de vous laisser à des calculs compliqués!

Commençons par un petit rappel des deux protagonistes du match !

Frais réels, indemnités kilométriques, quesako ?

Par défaut, si vous ne faites rien, vos charges de véhicule seront déduites aux frais réels. Autrement dit, cela fonctionne comme pour n’importe quelle autre dépense. Vous collectez vos factures pour justifier de vos frais réels, dépense par dépense, ticket par ticket.

Sauf que votre voiture a souvent un usage mixte professionnel et personnel qui vous impose d’appliquer une proportion d’usage professionnel à toutes ces dépenses. De plus, votre voiture peut-être conservée dans votre propre patrimoine personnel. Ou bien être détenue au patrimoine professionnel de votre entreprise individuelle. L’impact fiscal est différent et les possibilités de déduction varient en conséquence.

En résumé, ça devient tellement complexe que l’État a décidé de fournir un barème avec des indemnités kilométriques pour englober tout ça et remplacer tous ces calculs d’apothicaires.
Et pour une fois que l’État essaie de nous simplifier la vie, il faut le souligner !
Oui, sauf que ça ouvre un débat sans fin pour savoir si il vaut mieux justifier dépense par dépense au réel, ou bien utiliser ce barème avec indemnités kilométriques calculé à partir d’un simple coût par kilomètre roulé.

Donc tranchons ensemble une fois pour toutes ce débat!

Quelle est la meilleure option pour vous ?

Ne tournons pas autour du pot. Dans 98% des cas, le barème d’indemnité kilométrique est plus intéressant pour vous qu’une déduction aux frais réels. La raison principale est liée aux règles fiscales d’amortissement du véhicule. C’est à dire aux règles de la déduction qui est liée à son usure normale et à sa décote de prix.

L’amortissement, une charge importante

L’amortissement du véhicule, c’est une charge importante. Si on estime un ordre de grandeur de cet amortissement, les impôts recommandent un amortissement d’un véhicule neuf sur 4 ans. Ainsi, un véhicule acheté pour 18000 euros va générer un amortissement d’un quart de sa valeur, soit 4500€ chaque année pendant 4 ans à cause de l’usure et de sa décote. Ce sont 4500€ potentiellement déductibles, donc autant de revenus en moins pour vos cotisations sociales et vos impôts. Se passer de l’amortissement du véhicule serait donc une situation loin d’être optimale que l’on exclut d’office.

Patrimoine privé versus patrimoine professionnel

Pour bénéficier de cet amortissement du véhicule si vous êtes aux frais réels, alors votre véhicule doit nécessairement être au patrimoine professionnel, celui de votre entreprise.

En revanche, si vous êtes au barème d’indemnité kilométriques, alors vous en “bénéficiez d’office” puisque le barème inclut dans son calcul un amortissement forfaitaire. La conséquence directe, c’est qu’il devient fiscalement déconseillé de mettre son véhicule au patrimoine de votre entreprise. En effet, sans l’amortissement qui est déjà inclut dans le barème, vous ne déduiriez en plus que quelques intérêts d’emprunt et éventuellement quelques grosses réparations, mais en échange de quoi vous deviendriez imposable sur les plus-value en cas de revente du véhicule donc pas intéressant. Donc lorsque vous êtes au barème d’indemnité kilométrique, votre véhicule est à conserver dans votre patrimoine privé.

En résumé, “indemnité kilométrique” va de paire avec “patrimoine privé”.
Tandis que “frais réels” va de paire avec “patrimoine professionnel”.

L’impact de la plus-value au moment de la revente

Du coup, c’est au moment de la revente de votre véhicule que vous vous rendez compte que la balance penche forcément en faveur du barème des indemnités kilométriques.

D’un côté aux frais réels, vous êtes imposés sur les plus-values et donc tout le gain éventuel que vous aviez pu avoir en amortissant le véhicule est réajusté à la valeur réelle du véhicule, la valeur au moment de la vente.

Par exemple, vous pouvez avoir déduit durant 4 ans 4×4500€ = 18000€ en amortissement de votre véhicule neuf en ayant énormément optimisé votre fiscalité. Mais si vous revendez votre véhicule 9000 euros à l’issu de ces 4 ans, vous serez alors imposés et prélevés de cotisations sociales sur la plus-value de 9000€ (la valeur résiduelle est nulle dans cet exemple). Résultat, la fiscalité de la plus-value rattrape ce que vous pouviez avoir l’impression d’avoir économisé jusqu’ici.

De plus, votre amortissement est plafonné à 18300€ maximum (voire même 9900€ si vous achetez un tacot qui émet plus que 200g de CO2 par kilomètre…) . Donc l’idée de gonfler cet amortissement en achetant chez Porsche ne peut pas fonctionner.

De l’autre côté, au barème d’indemnité kilométrique, votre véhicule est resté dans votre patrimoine privé. Donc vous pouvez le vendre à titre privé sans que votre entreprise individuelle ne soit concernée par une quelconque plus-value. Ainsi, ce que vous avez déduit en indemnités kilométriques est définitif. Ce ne sera pas corrigé par une plus-value par la suite.

Refaites les calculs en tenant compte de cette plus-value potentielle à la revente. Le calcul tourne quasiment systématiquement en faveur du barème d’indemnité kilométrique.

Quelques exceptions

L’exception d’un accident non indemnisé par l’assurance

Une première exception concerne les éventuels accidents. Si vous avez un dommage important qui n’est pas remboursé par l’assurance par exemple. Alors vos réparations passent en charge à hauteur de votre quote-part professionnelle dès lors que votre véhicule est dans votre patrimoine professionnel. Les sommes importantes qui sont en jeu peuvent dans ce cas inverser la balance en faveur des frais réels. Difficile toutefois de compter dessus. Surtout que ces charges sont dans l’immense majorité des cas couverts par votre assurance obligatoire.

L’exception due à des frais d’utilisation disproportionnés

Une deuxième exception pourrait concerner un véhicule dont les frais d’utilisation sont vraiment disproportionnés par rapport aux indemnités kilométrique. Par exemple, si vous achetez un Dodge RAM qui consomme 25 litres aux 100 kilomètres. Chaque pneu coûte un demi-bras. En réalité, le plafond d’amortissement de 9900€ pour les véhicules qui consomment plus que 200g de CO2 par kilomètre rend un tel achat désastreux sur le plan économique. Donc si vous avez déjà acquis ce type de véhicule très consommateur, il faut en effet privilégier les frais réels. Mais si vous n’êtes pas dans ce cas, évitez absolument un véhicule gros consommateur. Privilégiez un véhicule dont la consommation est la plus optimale possible. Dans ce cas, vous déduirez bien vos charges selon le barème des indemnités kilométriques.

L’exception des véhicules utilitaires

Une troisième exception concerne les véhicules utilitaires. Pour bénéficier du barème forfaitaire des indemnités kilométriques, le véhicule doit être “de tourisme” et donc pas un utilitaire. Impossible pour votre véhicule utilitaire, mais également par extension pour vos éventuels autres véhicules. Ils se voient nécessairement imposer la même règle que votre utilitaire.

Peu de kilomètres exclusivement professionnels

Une dernière exception plus plausible concernerait un véhicule qui fait très peu de kilomètres mais avec une proportion très forte de trajets professionnels et peu de trajets personnels. Si vous faites un aller-retour de 5 kilomètres chaque jour avec votre voiture neuve de 18000 euros par exemple. Dans ce cas, les quelques kilomètres des indemnités kilométriques ne compenseront pas l’amortissement du véhicule au réel. Et même en réintégrant la fiscalité d’une éventuelle plus-value de revente. Mais il vous faut une part professionnelle de l’ordre de 80% ou 90%. Dans ce cas seulement, vous pouvez privilégier une comptabilisation aux frais réels. Vous inscrivez alors votre voiture au patrimoine de votre entreprise individuelle.

Mise en oeuvre comptable du barème d’indemnité kilométrique

Dans 98% des cas, vous serez donc amener à opter pour le barème d’indemnité kilométrique.

L’option pour ce barème s’effectue en début d’année fiscale. Attention, si vous ne choisissez pas explicitement cette option, alors vous serez par défaut aux frais réels. Si vous aviez plusieurs véhicules, elle s’applique d’office à l’ensemble des véhicules.

Vous devez renseigner un historique de l’ensemble de vos déplacements professionnels pour justifier du total de kilomètres effectués. Il vous sera demandé en cas de contrôle. Ils peuvent concerner le trajet domicile-travail dans la limite de 2x40km pour l’aller et le retour. Mais également des déplacements chez des clients. Ces kilomètres donnent droit à une charge dont le barème de calcul dépend de la puissance fiscale de votre véhicule. De 3, 4, 5, 6 à 7+ CV fiscaux. Ce barème 2016 se trouve ici et évolue chaque année : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A10443

Si vous utilisez Georges, vous sélectionnez simplement le type de véhicule et le nombre de kilomètres et il calculera automatiquement votre charge à déduire.

Les péages et parking en frais de déplacements

Les seules dépenses que vous avez le droit de déduire en plus des indemnités kilométriques sont les dépenses qui ne sont pas incluses dans le calcul forfaitaire du barème. Ainsi, seuls les péages et parking sont à comptabiliser dans la catégorie “frais de déplacements” cette fois.

On exclut ainsi les dépenses d’utilisation courante du véhicule à savoir l’essence, l’entretien, les pneus et l’assurance, ainsi que les amortissements ou un éventuel leasing. Si une dépense de ce type est prélevée sur votre compte professionnel, alors elle est à classer dans la catégorie “dépenses personnelles”. Attention à ne pas laisser ce type d’écriture en charge, car une simple dépense d’utilisation comptabilisée en charge peut-être interprétée comme un renoncement au barème kilométrique en cas de contrôle !

Si vous êtes utilisateurs de Georges et que vous optez pour les indemnités kilométriques, toutes ces dépenses d’utilisation courante seront automatiquement comptabilisées dans les dépenses personnelles pour vous garantir contre ce type de mésaventure.

Pas d’immobilisation si vous êtes aux indemnités kilométriques

En optant pour le barème kilométrique, il devient très déconseillé d’intégrer son véhicule au patrimoine professionnel comme indiqué auparavant. Ainsi, évitez absolument de faire paraître votre véhicule dans vos immobilisations. Sinon ce serait assimilé à une détention du véhicule par votre entreprise.

Si votre véhicule est bien dans votre patrimoine personnel, vous renoncez par contre (en connaissance de cause, pour éviter une future plus-value) à déduire les intérêts d’emprunt et les grosses réparations, ainsi que les taxes du propriétaire comme la carte grise.

Dans tous les cas, les amendes de stationnement ou pour excès de vitesse ne constituent pas des dépenses professionnelles déductibles.

Enfin, le service des impôts fournit un calculateur d’indemnité kilométrique en libre service pour vous permettre de les évaluer.

Si vous avez fait vos estimations de votre côté, vous êtes arrivé à la même conclusion ?

Côme Fouques

CEO de Georges, Le robot comptable des professions libérales.

Recevez directement nos prochaines publications. Aucun usage commercial. Une newsletter, uniquement de l'information.

21 commentaires

  1. en fait depuis le 1er janvier 2006, les plus-values sont exonérées si le professionnel libéral réunit ces trois conditions,(source : code général des impôts, art. 151 septies) :
    Il doit exercer depuis au moins 5 ans son activité libérale.
    Il ne doit pas gagner plus de 90 000 € de recettes sur l’année considérée.
    Le bien vendu ne doit pas être un terrain à bâtir. Du coup l’immobilisation peut être intéressante.. De plus nous sommes limités à 7 chevaux fiscaux…alors adieu les porches..je crois

    1. Bonjour Nathalie,
      Veux tu dire qu’il est interdit d’utiliser un véhicule de plus de 7cv ? ou simplement que s’il fait plus de 7cv les plus-values ne sont plus exonérées…?
      Merci !

  2. Bonjour,

    Qu’en est t’il pour les véhicules en LLD ?
    Est il plus intéressant de déduire les loyers et les frais de carburants en frais réels ou de laisser les loyers en dépense personnelle et d’opter pour le barème ?

    1. Bonjour Damien,

      L’analyse s’applique également pour les véhicules en LLD : préférence pour le barème kilométrique. Nous allons certainement bientôt proposer un outil pour évaluer plus finement la meilleure option pour vous.

      1. Bonjour je suis tombé sur cet article en pleine réflexion pour une voiture avec une EURL, il me semble qu’en LLD la carte grise reste au nom de l’organisme de credit ?
        Difficile d’appliquer le barème d’indemnités kilometriques dans ce cas non ?
        Du coup LOA semble plus adapté ?

  3. Bonjour, j’ai une question concernant les indemnités kilométriques. Mon comptable m’a récemment appris que mes trajets domicile – travail ne pouvaient pas être pris en compte dans mes ik. A-t-il raison?

    1. Bonjour,
      « Les frais de transports, exposés par un contribuable pour se rendre chaque jour ouvrable à son lieu de travail distant de moins de 40 kilomètres de son domicile et en revenir, peuvent être portés en déduction sans qu’il y ait lieu d’apprécier le caractère normal ou anormal de la distance. »
      http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/5630-PGP

      Vous pouvez donc comptabiliser ces trajets mais, au delà de 40km par jour, il est préférable de plafonner la déduction à 40km.

  4. Bonjour,
    Puis-je déduire des frais de déplacement pour me rendre à une formation professionnelle, ainsi que l’hébergement et repas ? Ordinairement, je travaille à mon domicile. En cas de frais partagé, mais avancé par une collègue, ai-je la possibilité de déduire la moitié, correspondant à la totalité de mes frais, ou dois-je impérativement avancer ces frais moi-même ? Cordialement

    1. Bonjour,

      Tous les frais engendrés par une formation professionnelle peuvent être considérés comme des frais professionnels, dans la limite du raisonnable bien entendu. Dans les faits, rien ne vous empêche de déduire ces frais même si une collègue vous les a avancé. Il faudra cependant bien faire apparaître le remboursement que vous lui faites dans votre comptabilité, et indiquer précisément sa nature.

  5. Le remboursement des IK ne peut survenir qu’apres la cloture de l’exercice ? Il n’est pas possible d’effectuer des remboursements au fil de l’eau durant l’exercice ?

    1. Bonjour Christopher,
      Le remboursement des IK se fait sous la forme d’une déduction d’impôt, réalisée lorsque que vous remplissez votre déclaration 2035 une fois par an. Vous ne pouvez donc percevoir ce remboursement qu’une fois l’exercice terminé.

  6. Bonjour,
    Je suis psychologue libérale à domicile et j’avoue être un peu perdue parmi les informations concernant le calcul de frais kilométriques.
    Dans mon cas, je peux calculer l’ensemble des kilomètres parcourus (domicile/patient) dans une limite de 2 x 40km par jour. Est ce bien cela?
    Merci pour vos précieuses informations

    1. Bonjour Line,
      La limite de 2 fois 40km concerne les trajets domicile-travail. Si vous faites des tournées aux domiciles de vos patients, vous pouvez déduire plus, une justification pourra simplement vous être demandée par l’AGA. Je vous conseille de tenir un registre de vos trajets comme preuve. Vous trouverez ici les calculs pour établir le montant de vos IK pour 2019 : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A13288 .

  7. Bonjour,
    Est-il possible de fonctionner en frais réels pendant 5 ans ( avec achat d’un véhicule), puis de switcher pour le barème kilométrique ( donc à la fin de l’immobilisation du véhicule) ?
    Merci

  8. Bonjour,
    J’ai l’habitude d’utiliser le forfait kilométrique et je loue une place de parking pour mon véhicule à l’année. Dans mon ancien logiciel de compta, au moment de la clôture je pouvais créer une Opération Diverse catégorie Frais de véhicule, qui correspondait au montant de la location auquel j’appliquais le ratio kilomètres professionnels / total des kilomètres effectués dans l’année. J’ai l’impression que Georges ne va pas pouvoir me permettre de faire la même chose si les frais de véhicule sont des dépenses personnelles quand on choisit le forfait. Quel est le moyen de faire une telle transaction ?

    1. Bonjour Sylvia,
      En effet, lorsque vous choisissez le forfait kilométrique, Georges classe toutes les transactions de la catégorie « Véhicule et carburant » en « Dépenses personnelle ». Pour éviter que votre location de parking, qui est déductible à côté du forfait, ne soit reclassé également, vous devez classer la ou les transactions correspondantes en « Frais de déplacement ». Vous pourrez ainsi subdiviser vos parts perso/pro avec la ventilation. Vous pouvez entrer une nouvelle opération, comme dans votre ancien logiciel, pour l’ensemble de l’année, ou bien faire mois par mois. Attention de ne pas cumuler les deux pour ne pas compter ces frais deux fois.

  9. Bonjour,

    Merci pour cet article fort intéressant. J’utilise ma moto à 95% en professionnel, du coup 2 questions me viennent à l’esprit :
    – Ce ratio pro/perso ne risque-t’il pas d’éveiller les soupcons du fisc ? Tant que l’on justifie, on ne risque rien ?
    – Que se passe t’il si l’on prend le véhicule sur son patrimoine professionnel, que l’on se met donc en frais réel mais que l’on ne revend pas celui ci au bout de la période d’amortissement ? Plus de plus-value et puis c’est tout ?
    Merci pour ce blog de qualité,
    Cordialement

    1. Bonjour Nicolas,
      Si vous avez un calcul prouvant votre utilisation à 95% pro et 5% perso, par exemple avec le nombre de kilomètres parcourus en pro et en perso sur un mois considéré « classique », vous ne risquez rien.
      En effet, si vous ne vendez pas votre véhicule, il reste simplement dans votre patrimoine professionnel. Vous pouvez le vendre des années plus tard, sa valeur comptable étant tombé à 0, il n’y aura pas de plus-value.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *