Professions médicales : tout savoir sur les remplacements

Les professions de santé ont le devoir d’assurer la permanence des soins, c’est-à-dire de ne jamais laisser un patient sans solution pour lui administrer des soins. En cas d’arrêt d’activité ou de départ à la retraite, un médecin doit par exemple orienter ses patients vers un autre. Les remplacements sont donc courants dans les professions médicales, et c’est bien souvent une solution choisie par les jeunes diplômés pour apprendre davantage avant de se lancer dans leur propre cabinet. Mais comment cela se passe pour le remplaçant et pour le titulaire ? Y a-t-il des documents à remplir, des instances à prévenir ?

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

La santé est un domaine très surveillé et contrôlé, n’importe qui ne peut donc pas remplacer un praticien et les conditions à remplir sont très strictes.

Les conditions pour être remplaçant

Pour être remplaçant, vous devez être inscrit au tableau de l’Ordre de votre profession. En effet, l’Ordre vérifie les diplômes obtenus de tous les professionnels pour garantir la qualité des soins. Il est le seul à pouvoir vous donner l’autorisation d’exercer, en tant que titulaire mais également en tant que remplaçant. Certains Ordres peuvent demander des conditions précises pour exercer en remplacement : les infirmières doivent par exemple justifier de 18 mois d’activité professionnelle dans les six dernières années, soit 2400 heures de travail effectif. Les masseurs-kinésithérapeutes ont quant à eux simplement besoin de leur diplôme. Pour connaître les critères spécifiques de votre profession, rendez-vous sur le site de votre Ordre professionnel ou sur ameli.fr.

Une fois toutes les autorisations obtenues, un contrat doit être établi entre le remplaçant et le titulaire. Il est obligatoire pour tout remplacement de plus de 24h, et très conseillé en dessous. Ce contrat expose la durée du remplacement, les modalités d’exercice et de paiement des rétrocessions d’honoraires. Pour tout remplacement de plus de 3 mois, consécutifs ou non, le remplaçant ne peut pas ensuite s’installer dans un cabinet concurrent dans un délai de 2 ans. Le titulaire peut cependant donner son accord et doit dans ce cas l’inscrire dans le contrat.

Concernant le titulaire, il doit prévenir son Ordre professionnel de son remplacement, en donnant les nom, prénom et adresse de son remplaçant, et demander l’autorisation s’il s’agit d’un étudiant. Il doit cesser toute activité professionnelle pendant cette période, sauf cas exceptionnel où il doit par exemple se rendre dans une zone sous-dotée pour assurer la permanence des soins, à titre libéral toujours.

Les remplacements pour les étudiants

Il existe des exceptions pour les remplacements dans certaines professions médicales : les étudiants peuvent, sous conditions, devenir remplaçants pendant leur dernier cycle d’études. C’est par exemple le cas pour les étudiants médecins, les étudiants sage-femmes ou encore les étudiants chirurgien-dentistes. Il leur faut pour cela demander une licence de remplacement au conseil départemental de l’Ordre, et le titulaire qui souhaite être remplacé par un étudiant doit demander l’autorisation à ce même conseil.

Les autorisations de remplacement par année d’étude :

• Pour toutes les professions paramédicales, vous ne pouvez pas effectuer de remplacement avant d’avoir obtenu votre diplôme ;
• Les étudiants en médecine peuvent remplacer à partir de la 7ème année d’études ;
• Pour les aspirants chirurgiens dentistes, ce sera à partir de la 6ème année ;
• Enfin pour les étudiants sages-femmes, vous pourrez remplacer dès que vous aurez validé les enseignements cliniques et théoriques de la 5ème année d’études.

Dans la pratique : comment ça se passe ?

Qui prévenir ?

Si vous débutez votre activité, vous devez procéder de la même manière que pour une installation classique : vous inscrire à l’Ordre en tant que remplaçant, à la CPAM, auprès de l’URSSAF, de votre caisse de retraite et choisir une AGA. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article « Quelles démarches lors de la première année d’exercice libéral ? ».

Lorsque vous avez trouvé un remplacement, vous devez alors informer votre CPAM de l’adresse du cabinet, et prévenir l’URSSAF dans un délai de 8 jours après le début de l’activité, pour le recouvrement des cotisations sociales. Le titulaire du cabinet doit également informer le Service des Relations avec les professionnels de santé de sa caisse d’assurance maladie.

Conditions d’exercice

Le remplaçant adopte, pendant toute la période de remplacement, la situation du titulaire vis-à-vis de la convention : conventionné, avec dépassements d’honoraires contrôlés, etc… Ce n’est pas lui qui touche ses propres revenus mais le titulaire, qui procède ensuite à des rétrocessions d’honoraires. Précisez bien les conditions de ces rétrocessions ainsi que les délais dans le contrat, pour éviter les mauvaises surprises. Le remplaçant n’a pas de feuilles de soin et d’ordonnance à son nom, il devra donc se servir de celles de son titulaire en barrant son nom pour y indiquer le sien et son statut de remplaçant.

Obligations fiscales

Concernant les déclarations fiscales, vous avez les mêmes obligations que les professionnels installés : au régime micro-BNC, vous devez tenir un livre des recettes, et au régime de la déclaration contrôlée, vous devez remplir une déclaration 2035. Vos revenus sont alors les rétrocessions d’honoraires que vous touchez de vos titulaires. Pour vous aider dans votre comptabilité, vous pouvez utiliser un logiciel comme Indy. Indy récupère les données de votre compte professionnel et classe automatiquement plus de 90% des transactions dans la bonne catégorie comptable. À la fin de l’année, il édite votre déclaration 2035 en quelques clics. Plus de saisie, vous gagnez un temps considérable !

Questions fréquentes

Existe-t-il une durée maximale de remplacement ?

Pour les professions paramédicales, il n’y a pas de durée maximale de remplacement mais le contrat doit être un CDD, qui est renouvelable. Pour certaines professions cependant des règles existent : les pédicures podologues sont par exemple limités à 4 mois, sauf dérogation accordée par le Conseil National de l’Ordre.
Concernant les professions médicales, la limite est fixée à 3 mois renouvelables.

Y a-t-il un lien de subordination entre le titulaire et le remplaçant ?

Bien que les remplaçants soient bien souvent des débutants, il ne doit en théorie pas y avoir de hiérarchie entre un remplaçant et son titulaire. Les deux praticiens sont égaux.

Puis-je remplacer plusieurs professionnels en même temps ?

Non, car remplacer deux professionnels à la fois est interdit. En revanche vous pouvez les remplacer à des jours et heures différents. A savoir : les infirmiers et les sages femmes ne peuvent pas remplacer plus de deux confrères différents.

En cas de litige avec un patient, qui est responsable ?

C’est le remplaçant qui est pleinement responsable de ses actes médicaux et des éventuels dommages qu’il pourrait causer aux patients. Il a donc l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle.

Puis-je mettre un terme au contrat avant sa fin initialement prévue ?

Si le contrat de remplacement est un contrat à durée déterminée qui doit normalement être mené à son terme, une sortie prématurée reste possible. Soit d’un commun accord, soit en versant une clause pénale à l’autre partie, c’est-à-dire une somme d’argent forfaitaire payée par la partie défaillante.

Une clause de non concurrence est-elle possible ?

Oui, elle est automatique pour tout remplacement de plus de trois mois pour une durée de deux ans. Pour toute modification de cette dernière, les tribunaux exigent qu’elle soit proportionnée et limitée dans le temps et l’espace. Si le titulaire renonce à cette clause ou accepte qu’elle soit plus courte, il faut bien l’indiquer dans le contrat.

Comment est déterminée la rémunération ?

C’est le titulaire qui encaisse les honoraires des actes effectués par le remplaçant, qui recevra une rétrocession d’honoraires. Cette dernière correspond à un pourcentage des actes effectués qui varie en fonction de la profession et du matériel mis à disposition par le titulaire.

En ce qui concerne la date du versement des honoraires rétrocédés, elle peut aller de quelques jours pour un remplacement court à une périodicité prédéfinie dans le contrat pour un remplacement plus long (mensuelle par exemple).

Vous êtes maintenant prêt à commencer vos remplacements ! Vous avez encore des interrogations ? Venez en discuter dans les commentaires, ou directement dans le live-chat pour les utilisateurs d’Indy. Pour partager votre expérience avec d’autres professionnels libéraux, rejoignez la communauté Facebook de comptabilité libérale !